Точечный поиск документов

В последние годы интерес к генеалогии значительно возрос – многие люди стремятся найти информацию о своих предках в архивах. Кто-то хочет составить свою родословную, узнать, кем были его прародители. Для многих генеалогия – интересный способ изучать историю страны через историю своей семьи. Однако архивный поиск сопряжен с рядом сложностей. Без специализированных знаний и опыта работы с архивными документами самостоятельно разобраться практически невозможно. Компания «Либертин» предлагает профессиональные услуги по поиску и анализу архивных записей. Наши эксперты помогут найти документы о родственниках и правильно их интерпретировать.

Для чего нужен архивный поиск

Архивный поиск важен для сбора первичных данных, фактов и доказательств из различных источников – писем, отчетов, заметок, меморандумов, фотографий. Эти материалы часто служат уникальной документацией важных событий и используются для подтверждения исторических фактов или научных исследований. Помимо исследовательской работы, архивы предоставляют важную информацию для юристов, историков, журналистов, архитекторов и многих других профессий, которые ищут подлинные данные для своих проектов или исследований​​​​​​.

Архивный поиск – важная составляющая процесса получения гражданства, когда необходимо подтвердить свои корни из определенной страны. Также этот вид поиска часто используется для оформления наследственных прав, когда для подтверждения прав на имущество требуется доступ к историческим документам (завещаниям или записям о собственности). Эти задачи требуют тщательного подхода и предусматривают работу с архивами, которые хранят уникальные материалы.

Организация документов и дел в архивных фондах

Развитие архивной системы в Российской Федерации с 1918 года свидетельствует о создании масштабной и строго централизованной сети архивных учреждений. В результате этого процесса были сформированы различные типы архивов: от исторически сложившихся на протяжении столетий до современных, возникших в ответ на нужды новых управленческих структур и изменения в носителях информации.

Современная историко-архивоведческая литература указывает на важность методологически строгой организации документов в архивном фонде. В Российской Федерации организация архивных документов осуществляется в соответствии с трехуровневой системой классификации, предусматривающей всеобъемлющий подход к управлению архивным материалом.

Первый уровень организации в рамках Архивного фонда Российской Федерации включает в себя документы, которые обладают исторической, научной, социальной, экономической, политической и культурной значимостью. Эти документы составляют основу историко-культурного наследия народов Российской Федерации и регулируются Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно этому закону, архивный фонд включает все архивные документы, находящиеся на территории России, вне зависимости от формы собственности, времени и способа создания, вида носителя информации.

С распадом Советского Союза и возникновением Российской Федерации произошли значительные изменения в экономической и политической жизни страны, которые также оказали влияние на архивную сферу. Новая экономическая модель признала и начала защищать различные формы собственности — частную, государственную, муниципальную и другие. Эти изменения повлияли на управление и организацию документов Архивного фонда Российской Федерации, который теперь включает как государственную, так и негосударственную части.

Государственная часть АФ РФ состоит из:

• Архивных документов государственных учреждений и организаций, действующих на территории России в разные исторические периоды.
• Документации религиозных учреждений до отделения церкви от государства.
• Архивов органов государственной власти и местного самоуправления.
• Документов государственных учреждений и воинских частей за пределами России.
• Архивов предприятий с преобладающей долей государственной собственности и документов общественных организаций до их официальной регистрации.

Негосударственная часть АФ РФ включает:

• Архивы зарегистрированных общественных объединений, профсоюзов, благотворительных фондов, политических партий и религиозных организаций.
• Документы негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, а также учреждений в сферах промышленности, науки, культуры и других.
• Личные документы физических лиц, включая фамильные архивы и коллекции.

Эти изменения отражают адаптацию архивной системы к новым социально-экономическим реалиям России, обеспечивая более широкий доступ к архивным ресурсам и их более эффективное использование в современных условиях.

Историческая справка

До 1991 года в Государственном Архивном фонде СССР насчитывалось документы 3268 государственных архивов и свыше 213 тысяч ведомственных архивов. Общий объем хранения достигал 356 млн. единиц. После распада СССР, к 1997 году, в Российской Федерации функционировало 2267 архивных учреждений. В их число входили 18 федеральных, 16 краевых, 134 областных, 2060 городских и районных, а также 78 органов управления архивами. По данным Росархива на 1 января 2007 года, архивный фонд страны включал более 600 млн. единиц хранения. Из них 226 млн. находились в госархивах федерального уровня и архивах субъектов РФ, а более 10 млн. единиц хранились в государственных музеях и библиотеках.

Уровни организации архивных документов

Организация документов и дел в архивных фондах включает формирование фонда и составление исторической справки. Этот процесс может осуществляться как фондообразователями, так и архивистами. Архивные документы в России систематизируются по фондам и коллекциям:

• Архивный фонд – совокупность архивных документов, связанных между собой исторически или логически.
• Архивная коллекция объединяет отдельные документы различных фондообразователей по общим признакам, таким как тематический, номинальный, авторский или хронологический.

В России хозрасчетные группы по обработке документов начали формироваться в 1964 году. Эксперты оценивают организацию документов и дел в архивном фонде РФ как рациональную, что способствует успешному поиску и хранению документированной информации.

Где искать нужные документы о родственнике?

Искать архивные документы о родственниках в России можно выполнить через несколько ключевых ресурсов и методов:

• Государственные архивы. В России существует множество государственных архивов, которые хранят документы разных периодов, включая метрические книги, ревизские сказки и другие исторические документы. Например, Российский государственный военный архив содержит документы Красной армии, а Российский государственный архив литературы и искусства хранит личные фонды деятелей культуры​​.
• Специализированные онлайн-платформы предлагают услуги по генеалогическому исследованию и поиску родственников в архивах​​.
• Архивные службы. Занимаются поиском и восстановлением документов, подтверждающих родство, в архивах России и стран СНГ. С их помощью можно найти свидетельства о рождении, смерти и другие важные документы​​.
• Государственные услуги. Госуслуги.ру позволяют подать запрос на получение копий архивных документов электронным путем​​.
• Региональные источники. Важно также обращаться в региональные архивы, особенно если известен регион происхождения родственников. Такие архивы часто содержат уникальные документы, недоступные в центральных базах данных.

Эти методы и ресурсы помогут вам в сборе информации о вашем родословии и истории семьи.

Обзор структуры архивного фонда Российской Федерации

Архивный фонд России состоит из обширной коллекции документов, охватывающих различные периоды истории страны, и разделен на государственные и ведомственные архивы.

Государственные архивы делятся на:

• Архивы федерального значения.
• Архивы субъектов федерации, включая муниципальные, районные и областные архивы.

Ведомственные архивы представляют собой:

• Отраслевые архивы.
• Архивы различных структур и организаций.

При поиске информации о конкретном человеке, рекомендуется опираться на имеющиеся у вас документы, такие как свидетельство о рождении, которое указывает время и место события. Это поможет точнее определить, в каком архиве могут храниться интересующие вас документы.

Подача запроса в архив

Подать запрос можно через электронную или традиционную почту. Однако, к бумажным письмам зачастую относятся более внимательно.

• Для информации о лицах, погибших в Великой Отечественной войне, следует обратиться в архивы военкоматов или Центральный архив Министерства обороны.
• Если ваш родственник был членом партии, полезной окажется информация из архива РГАСПИ.
• Архивы крупных градообразующих предприятий также могут содержать важные документы, связанные с историей сотрудников и событиями на предприятиях.

При подаче запроса важно знать точное название и адрес архива, которые можно найти на официальном сайте учреждения.

Какие документы о родственниках есть в архиве

В каждом архиве есть детальная опись документов, которые он содержит. Следует начать с этой описи, чтобы узнать, содержатся ли интересующие вас документы в данном хранилище. Найти опись фондов сегодня можно на электронных порталах архивных учреждений. При изучении генеалогии рода важно искать информацию о документах на форумах и сайтах генеалогов-любителей, где также можно получить полезные рекомендации при неудачах в поиске.

Когда дело касается событий гражданского состояния дореволюционного периода, важно определить место событий. Под событием подразумеваются значительные моменты жизни – рождение, бракосочетание, учеба, служба в армии. Например, если искомое событие произошло в Воронежской губернии, запрос следует направлять в Госархив Воронежской области. Для исследований периода советской эпохи нужно обращать внимание на тип событий и понимать, какие события фиксируют различные государственные учреждения.

• Записи актов гражданского состояния регистрирует ЗАГС. Проживание и снятие с жилищного учета ведется в домовой книге, которая находится в МФЦ. В сельских районах похозяйственный учет ведет сельсовет.
• Годы учебы каждое учебное заведение хранит в своем архиве.
• Документация крупных предприятий находится в их собственных архивах. Компании небольшого размера сдают документы в городские или областные архивы.
• Членство в КПСС документируется в партархивах и РГАСПИ.
• Армейская служба и участие в ВОВ архивируются в ЦАМО и РГВИА.
• Данные об отбывании наказаний хранятся в информационной базе МВД и ФСБ.

Госархивы, как федеральные, так и региональные, заботятся о сохранности документов разной тематики. Для удобства их категоризировали. Например, Российский государственный архив древних актов хранит документы, начиная с XI века. В Российском государственном историческом архиве доступна информация о чиновниках и дворянствах прошлых времен. Российский государственный архив кинофотодокументов содержит фотоматериалы и кинохронику.

Виды документов, которые могут быть полезны:

• Метрические книги — архивные записи о рождениях, браках, смертях и крещениях.
• Переписные листы и ревизские сказки — источники информации о составе семей и их имуществе.
• Личные дела — архивы могут хранить корреспонденцию, фотографии, биографические данные.
• Документы об образовании и трудовой деятельности – аттестаты, дипломы, трудовые книжки.
• Документы организаций — включают списки сотрудников, протоколы заседаний, другую документацию, связанную с профессиональной или общественной деятельностью предков.

Многие региональные архивы адаптируются к современным технологиям, переходят на цифровой формат и предоставляют доступ к своим коллекциям онлайн. Стоимость доступа символична и составляет обычно 30-50 рублей в час.

Этапы архивного поиска и трудности

Поиск предков в архивах требует определенных усилий и подготовки. Для успешного запроса в архивные учреждения необходимо предоставить максимально полные данные о человеке, информацию о котором вы хотите получить. Список основных сведений, которые следует собрать:

• фамилия, имя, отчество, для женщин необходимо указать девичью фамилию и фамилию после каждого замужества;
• дата рождения, если точная дата неизвестна, допустимо указать приблизительные годы;
• место крещения, включая название собора, церкви или другого религиозного заведения;
• место рождения, включая губернию, уезд, волость, населенный пункт, а в крупных городах — район и адрес;
• национальность;
• место проживания;
• дата смерти и место захоронения, если дата смерти неизвестна, указывается приблизительное время;
• вероисповедание и информация о возможном переходе в другую религию;
• сословие, к которому принадлежал человек, включая дворянство, казачество или городское сословие;
• звание, чин, титул;
• семейное положение, место и время заключения брака, данные супруга;
• место службы, занимаемые должности, полученные награды;
• образование, включая название учебного заведения и факультет;
• владение землей и недвижимостью, указание местоположения;
• перечень документов, имеющихся в вашем распоряжении, и возможность представить их копии;
• другие известные факты о человеке, которые могут быть полезны для поиска, например, гражданство, факты опекунства или усыновления.

Обратите внимание, что запросы в государственные архивы осуществляются на платной основе. Стоимость услуг и порядок оплаты определяются в зависимости от региональных особенностей и устанавливаются директором архива. Информацию о местоположении архивных учреждений можно найти на сайте «Архивы России».

Первый этап: определение архивов и архивохранилищ

Архивный поиск – это методика, требующая соблюдения определенной последовательности шагов.

Первоначальный этап поиска включает идентификацию архивов и хранилищ, содержащих как фонды, так и отдельные материалы по исследуемой теме. В этом контексте актуальны как архивный фонд Российской Федерации, так и фонды отдельных субъектов. Для ориентации на этом уровне помогут различные справочники и путеводители, несмотря на их несовершенство и необходимость обновления.

Особенно важен такой подход, когда тема исследования охватывает несколько регионов.

Информация о наименовании архивов, их расположении и особенностях содержащихся фондов приведена в следующих изданиях:

• «Государственные архивы СССР. Краткий справочник».
• «Государственные архивы СССР. Справочник» Ч.1–2.
• «Личные архивные фонды в государственных хранилищах СССР. Указатель» Тт. 1–3.
• «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат. Краткий справочник».

Для быстрого ориентирования в архивах федерального уровня стоит учитывать хронологические рамки документов, например, в РГАДА документы датируются XI веком – 1917 годом, в РГИА – 1-я четверть XVIII века – 1918 год, а в РГВИА – начало XVIII века – 1918 год.

Более подробно архивы представлены в региональных справочниках, таких как «Государственные архивы РСФСР. Справочник. Путеводитель». Дополнением к межархивному поиску являются материалы рукописных отделов крупных библиотек и музеев, активно публикующих указатели и каталоги, которые могут помочь в исследованиях.

Муниципальные архивы, насчитывающие на 1 января 2002 года 2426 учреждений в России, представляют собой большой, но малоиспользуемый ресурс. Они содержат бумажные документы, научно-техническую документацию, а также кино-, фото-, фонодокументы и видеофонограммы. В них учет ведется в основном посредством описей, в то время как каталоги и путеводители обновляются не так активно. Первый этап архивного поиска завершается составлением списка архивов и хранилищ, из которых выбирается наиболее подходящий для дальнейшей работы.

Второй этап: работа в архиве со справочниками для выявления фондов

Второй этап архивного поиска — работа в архиве с использованием справочников для определения фондов. Исследователи определяют полное и правильное наименование каждого фонда, а также его номер. Документы в архивах упорядочены по происхождению, тогда как историки исследуют прошлое, ориентируясь на темы. Для преодоления этого различия используются архивные справочники.

Первичная информация о фондах любого архива подвергается аналитико-синтетической обработке. Это включает сжатие, свертывание и обобщение, что приводит к созданию вторичной документной информации. Таковыми являются системы справочников и электронные базы данных, которые содержат сведения о составе, местонахождении и содержании архивных документов. Эти данные связаны между собой и дополняют друг друга, формируя систему научно-справочного аппарата. Такая система способствует поиску документов и документной информации для их эффективного использования. Создается она на основе общепринятых методов описания и классификации в учреждениях, ведомствах и государственных архивах.

Научно-справочный аппарат включает справочники по учету и содержанию. В число основных учетных документов входят книга учета поступлений документов, список фондов, лист фонда, лист учета аудиовизуальных документов, инвентарная книга, паспорт архива и паспорт архивохранилища, а также описи. Пользователи редко имеют доступ к этим учетным документам, что осложняет анализ процесса поиска информации.

К обязательным справочным материалам относятся описи, путеводители и справочники по фондам, каталоги и электронные базы данных. В качестве дополнительных справочных материалов используют указатели, перечни и обзоры фондов. С 1963 года разрабатывалась Единая система научно-справочного аппарата. Однако каждый госархив имеет свою уникальную систему, отражающую его специфику. Путеводители и справочники лучше всего информируют о составе фондов того или иного архива. К настоящему времени они изданы почти всеми государственными архивами.

Третий этап: работа по раскрытию дел

Третий шаг информационного поиска — раскрытие состава и содержания дел. Этот процесс проводится через изучение архивных описей, преимущественно в читальном зале. Современные технологии позволяют многим архивам, как федеральным, так и региональным, размещать описи определенных фондов на своих интернет-ресурсах, доступных для работы из любой точки. Важно знать, что к каждому фонду могут существовать несколько описей, причем не все они доступны онлайн.

Опись дел и документов является архивным справочником, который помогает раскрыть состав и содержание дел и учесть их систематизацию внутри фонда. Существование описи превращает документы в полноценный архив, а не просто набор бумаг. Без описи материалы в рассыпном состоянии не выдаются для исследования.

Компоненты описи включают описательные статьи, итоговую запись, лист-заверителя и справочный аппарат. На титульном листе описи указывается полное название архива, название и номер фонда, номер описи, наименование описи, а также крайние даты документов, включенных в опись.

Описательные статьи упорядочены в определенной последовательности, и каждое дело заносится в соответствующие графы описи.

Дела систематизируются сначала по годам документов, затем — по структурным подразделениям и номинальному признаку. В описи фонда 3074 Исполкома Горьковского областного Совета депутатов в 1936 году принцип систематизации представлял собой следующую структуру:

• Общий отдел (Информационная группа, канцелярия)
• Финансово-хозяйственный отдел
• Сектор кадров

Количество и названия структурных подразделений могут изменяться. Например, в 1937 году в том же фонде добавились «Секретная часть» и «Сектор газетных издательств», а канцелярия значительно расширила свои функции, включая здравоохранение, физкультуру и спорт, судебные организации, народное образование и культуру, транспорт и дорожное строительство.

Четвертый этап: работа с документами дел

Работа с документами в архиве – это завершающий и наиболее сложный этап архивного поиска. Важно подчеркнуть, что именно в процессе работы с документами появляются междисциплинарные связи с историей, источниковедением, вспомогательными историческими дисциплинами и архивоведением. Также углубляются знания в делопроизводстве.

Процесс работы с документами начинается с предварительного осмотра состава и содержания документов. В ходе первого знакомства определяются документы, наиболее заинтересовавшие исследователя. Такие документы могут привлекать внимание по различным критериям – тексту, бланку, имени, печатям или шрифту. Изучение этих документов требует более детального подхода. Прочтение текста может оказаться сложной задачей, так как приходится погружаться в контекст эпохи, осваивать необычный стиль и расшифровывать незнакомые понятия и аббревиатуры, например, «ГСО», что означает «Готов к санитарной обороне» и встречается в документах 30-х годов.

Согласно ГОСТ Р 6. 30-2003, официальный документ должен включать 30 обязательных реквизитов. Ключевые из них – это наименование вида документа, текст документа, дата, адресат, автор, оттиск печати и подпись. Отсутствие некоторых из этих реквизитов требует дополнительной работы исследователя, который должен внимательно изучить тексты документов и их оформление.

Внимание к деталям критически важно при работе с документами. Иногда они могут быть подшиты в обратном хронологическом порядке или сопроводительное письмо может быть отделено от связанного с ним документа. Иногда оригинал документа обнаруживается в одном деле, а его копия – в совершенно другом. Встречаются и другие ошибки формирования дел. Результаты архивной эвристики могут быть неожиданными, хотя такие открытия встречаются нечасто.

Работа с описями

Основная задача при работе с архивными описями заключается в анализе заголовков дел для выявления тех, которые могут содержать информацию, релевантную для пользователя. Нередко заголовки не полностью раскрывают содержание документов в делах. Важно уделять внимание окончаниям заголовков, таким как «и другие материалы» или «и т. д.», что может указывать на наличие дополнительных значимых данных и стимулировать более детальное изучение.

Процесс отбора и записи информации

При отборе дел по описям исследователь записывает ключевые данные в рабочую тетрадь: номер описи, номер дела, его полное название и количество листов. Эти сведения необходимы для формирования запроса на выдачу дел, которое должно включать информацию о фонде, описи, делах и начальных словах заголовка дела для контроля. Следует помнить, что согласно правилам, например, в Центральном архиве новой организации, один заказ не должен содержать более 15 дел. Это позволяет использовать заметки из тетради для заполнения новых запросов без необходимости повторного взятия описи.

Заголовки дел позволяют получить представление о типах документов, формирующихся в процессе делопроизводства и использовавшихся при архивации. Различные виды документов обладают разной информационной насыщенностью, что должно быть учтено при подготовке вводной части курсовой или дипломной работы. Однако стоит избегать простого перечисления типов документов без анализа их содержания и значения.

Основные сложности при работе с архивными описями

При работе с архивными описями пользователи сталкиваются с рядом сложностей. Одна из них заключается в том, что на один фонд могут приходиться множественные описи. Так, в одном учреждении описи могут составляться ежегодно с возобновлением нумерации, тогда как в другом – каждое структурное подразделение ведет отдельный учет с перезапуском нумерации своих дел. Например, в фонде 377 — Нижегородский госуниверситет им. Н. И. Лобачевского — личные дела преподавателей оформлены отдельной описью, документы по основной деятельности — другой, а дипломные работы историко-филологического факультета, выполненные с 1953 по 1985 годы, зафиксированы в тринадцатой описи.

Для разграничения описей применяются следующие методы. Номера описей указываются на обложке; количество дел в каждой описи отражается в листе-заверителе, помещаемом в ее конце. Также полезен просмотр следующей описи, где нумерация дел возобновляется с начала. Работа с несколькими описями одного фонда требует точной фиксации в рабочей тетради и в заявке на выдачу документов, чтобы избежать ошибок с номерами дел.

Другая сложность связана с наличием двойной нумерации в некоторых описях. Одна колонка содержит непрерывную нумерацию, другая — производственные номера. Ориентироваться следует на непрерывную нумерацию дел. Также в некоторых архивах, например, в ЦАНО, встречается возобновление нумерации по годам, что требует указания года после номера дела. Помимо этих трудностей, пользователи часто пропускают колонку «Примечание», где могут быть указаны особенности доступа к документам, такие как «секретно», «не выдается в читальный зал» и др., что приводит к отказу в выдаче.

Для ускорения работы с архивными документами к описям часто прилагается справочный аппарат, который может включать титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений и переводные таблицы шифров. Справочный аппарат создается не ко всем описям, что может усложнить работу исследователей, особенно начинающих.

Традиции и особенности архивных описей

Архивные описи, создаваемые на протяжении десятилетий, часто писались от руки и отражали уникальные характеристики каждого архива. Например, в 1941 году был сформирован Центральный государственный архив древних актов, ныне известный как РГАДА. Этот архив стал результатом объединения таких дореволюционных архивов, как Московский Главный архив Министерства иностранных дел, Государственный архив Российской империи, Московское отделение Общего архива Министерства императорского двора, Московский архив Министерства юстиции и Межевой архив. Описи каждого из этих архивов сохранились и используются исследователями, которые должны уточнять, с документами какого именно архива они работают.

Несмотря на значительный возраст некоторых описей, ошибки встречаются и в современных документах. Как пример, дело 2769 по описи 24 из фонда Горьковского обкома КПСС содержит запись о программе «Кадры» для 1986–1990 годов, но документы в нем относятся к рабочим профессиям Вачского района Горьковской области.

Архивисты осведомлены о проблемах старых описей и работают над их переработкой, временно ограничивая доступ к ним для исследователей. Результаты работы с описями зачастую превосходят первоначальные ожидания исследователей и включают детальный список дел. Этот список обычно записывается в рабочую тетрадь столбцом, где фиксируются номер фонда, номер описи, номер дела, наименование дела и количество листов.

Выбор дел для изучения

При работе с архивной описью следует выписывать не только дела, непосредственно связанные с темой исследования, но и те, которые могут содержать релевантные факты. Например, по теме «Укрупнение колхозов» целесообразно изучить дело с заголовком «Справки партийных органов о работе укрупненных колхозов. Июль-сентябрь 1953 г.». Дополнительные данные могут быть найдены в делах, таких как «Материалы сельского отдела ЦК КПСС. Часть 4. 1955 г.». Аналогично, для изучения «Нижегородской ярмарки нэповских времен» следует обратить внимание на дело «Материалы об открытии Нижегородской ярмарки. 6-31 июля 1922 г.» и связанные с ним материалы.

Следует помнить, что многие дела были сформированы давно, а их обложки не отвечают современным стандартам: часто встречаются зачеркивания и исправления. В прошлом делопроизводственный номер, указанный на центральной части обложки, считался основным, однако после передачи дел на государственное хранение они получили новую нумерацию, фиксируемую архивными штампами. Штампы, проставляемые в разных частях обложки, могут содержать название архива и номера фондов, описей и единиц хранения. Важно учитывать эти особенности, чтобы избежать ошибок при определении номера дела.

Рукописные отделы государственных библиотек и музеев

Когда мы слышим о библиотеках или музеях, чаще всего представляем себе доступные для чтения книги или экспонаты, которые мы можем рассматривать. Однако библиотечные и музейные фонды на протяжении веков пополнялись документами различной направленности и объема. Эти коллекции принято называть по-разному — архивы, отделы рукописных фондов, отделы архивно-рукописных материалов, секторы редких книг и книговедения, отделы рукописей. Наиболее часто встречается термин «отдел рукописей», хотя он не полностью отражает суть, ведь в таких подразделениях хранятся документы разнообразного типа и происхождения — рукописные книги, рукописи на различных материалах, фотографии, звукозаписи, документальные и художественные фильмы.

В последние годы в архивоведческой литературе часто используется термин «архивохранилища». Рукописные отделы государственных библиотек и музеев по объему и значимости занимают второе место после архивов, входя в состав Архивного фонда РФ и могут быть собственностью как федерального, так и регионального уровня.

Формирование рукописных отделов началось в XVIII веке, и с XIX века они стали оформляться как самостоятельные структуры библиотек или музеев. Отличие состоит в комплектовании фондов. Архивы традиционно пополнялись документами учреждений и организаций, а библиотеки и музеи — в первую очередь коллекциями, формируемыми по различным критериям, например, греческими или славянскими рукописями, историей издательского дела или палеографией. В рукописных отделах после коллекций следуют личные фонды и документы отдельных учреждений.

Еще одна особенность — научно-техническая обработка документов. В архивах основной единицей учета и хранения являются сформированные дела, в то время как в рукописных отделах библиотек и музеев — единицы хранения, классифицируемые по типам и видам.

Научно-справочный аппарат в библиотеках и музеях представлен разнообразными каталогами — географическими, именными, тематическими, по технике фотографирования или звукозаписи, по авторам проектов, сооружений, памятников и картин.

Различия в использовании материалов хранилищ

Материалы архивных фондов часто используются как первичные источники для исследований и прочих целей, в то время как рукописные отделы библиотек и музеев нацелены на демонстрацию документов для просвещения и распространения знаний. Источники поступления материалов в рукописные отделы могут быть разнообразными: дарение, завещание, покупка на торгах или у частных лиц, а также конфискация. Примером последнего служат события ранних лет Советской власти, когда в ходе декретов о земле и отделении церкви от государства производилась конфискация имущества у помещиков, монастырей и церквей, включая библиотеки и личные архивы.

Масштабы рукописных отделов

К концу 2008 года под управлением Министерства культуры РФ находилось 374 музея и 54 библиотеки. Рукописные отделы имеются не во всех учреждениях, но значительные коллекции находятся в 87 музеях Москвы, 11 московских и 12 санкт-петербургских библиотеках, а также в некоторых региональных учреждениях, таких как Нижегородская область.

На федеральном уровне крупнейшими рукописными отделами обладают такие учреждения, как Российская государственная библиотека, Российская национальная библиотека и Библиотека Академии наук. Среди музеев выделяется Государственный исторический музей, который также владеет значительными рукописными коллекциями.

Отдел рукописей Российской государственной библиотеки начал свою деятельность в 1862 году. В его фондах насчитывается 823 коллекции, включающие 447667 единиц хранения, датированных VI–XX веками, а также 156 микрофильмов с документами XII–XX веков. Здесь представлена обширная коллекция рукописных славяно-русских книг XI–XX веков, а также почти вся литература Древней Руси. В библиотеку входили обширные коллекции древних книг и рукописей, собранные такими известными личностями, как русский историк профессор И. Д. Беляев, граф, дипломат и государственный деятель Н. П. Румянцев и другие коллекционеры. Среди частных собирателей можно выделить государственных деятелей, ученых, купцов-старообрядцев, книготорговцев и создателей личных фондов, включая декабристов, народников, государственных и военных деятелей, публицистов и журналистов. В перечне фондов также упоминаются документы монастырей, обществ и родовые фонды некоторых помещиков.

Отдел архивных документов Российской национальной библиотеки был основан в 1805 году. В его фондах содержится 1218 коллекций с 382381 единицей хранения, документы которых охватывают период с X века до н.э. до 1980-х годов. В отделе хранится более 2000 единиц научно-технической документации, созданной в XVII–XX веках. Коллекции включают славяно-русские рукописные книги, грамоты и акты XIII–XVII веков, греческие рукописи IV–XIX веков, восточные рукописи с X века до н.э. до XX века, а также коллекцию рисунков, выполненных в различных техниках, географические карты, архитектурные чертежи и планы.

Отдел рукописной и редкой книги библиотеки Академии наук был создан в 1890-х годах. Насчитывает 80 фондов, 16705 единиц хранения, охватывающих период с V до XX веков. В отделе собраны памятники древнерусской литературы, славяно-русские рукописные книги, болгарские, сербские и кириллические молдаво-валашские рукописи, греческие рукописи V–XX веков и документы на различных европейских языках. Отдел особенно известен благодаря фондам личного происхождения известных ученых, исследователей и путешественников.

Архивохранилища Государственного исторического музея были созданы в 1872 году. Музей и его архивохранилища имеют мировой статус и содержат коллекции, организованные по различным признакам. Включают отдел рукописей и старопечатных книг, отдел письменных источников, отдел картографии и отдел изобразительных материалов. Эти коллекции содержат документы и материалы, связанные с историей России и других стран.

Электронные архивы

Внедрение автоматизированных технологий в архивное дело началось в 1970-е годы с появления персональных компьютеров и распространением документации на машинных носителях. В тот период возник и закрепился термин «электронный документ». Согласно ГОСТ Р 51141-98, электронный документ – это тот, который «создан с использованием носителей и способов записи, позволяющих обработать его информацию электронно-вычислительной машиной». Архивные учреждения, обладая особой спецификой и ответственностью за сконцентрированную в них документацию, начали самостоятельно создавать, хранить и использовать электронные документы в результате внедрения автоматизированных систем делопроизводства и хранения в различных учреждениях и организациях.

Ключевые аспекты деятельности архивов, которые были автоматизированы, включали учет архивного фонда. Для поддержки своих функций архивы освоили компьютерные программы, такие как «Кадры», «Бухгалтерия», а также начали создавать электронные базы данных для регистрации обращений граждан.

Современное архивное дело в России руководствуется принципом публичности. Государственные архивы считают разработку и совершенствование научно-справочного аппарата к документам и создание условий для его общедоступности важнейшим условием реализации этого принципа. Внедрение автоматизированных технологий началось среди первых в таких ведомствах, как МИД, Налоговая служба, Министерство обороны и Центральный банк.

В 1995 году Росархив разработал концепцию информатизации архивного дела России и программу ее реализации на 1997-2000 годы. Архивам было рекомендовано либо самостоятельно создавать электронные документы и базы данных, либо ожидать программное обеспечение из центра. Большинство архивов пошли по пути самостоятельной разработки, следуя рекомендациям Росархива и ВНИИДАДа и формировали в своих структурах службы по информационным технологиям.

С течением времени электронные ресурсы для удаленного поиска стали широко доступны в Интернете. Были созданы веб-сайты не только федеральных архивов, но и архивов субъектов Российской Федерации, хотя муниципальные архивы представлены в этом пространстве менее активно. Отмечается, что создание сайтов не всегда соответствует рекомендованным стандартам.

К 2008 году количество сайтов, предоставляющих возможность поиска архивной информации, достигло 74. Основные ресурсы:

• Портал «Архивы России», управляемый Федеральным архивным агентством, доступен по адресу www.rusarchives.ru.
• Раздел портала, посвященный архивохранилищам музеев и библиотек, доступен по адресу www.rusarchives.ru/muslibrf/nn1.shtm.
• Перечень тематических баз данных федеральных и региональных архивов, доступен по адресу www.rusarchives.ru/bd/list.shtml.

Портал «Архивы России» содержит обширную информацию, включая около 150 млн. страниц различных документов. Основные разделы портала:

• Архивная отрасль
• Архивное законодательство
• Федеральные архивы
• Региональные архивы
• Музеи и библиотеки
• Летопись событий
• Архивные справочники
• Базы данных
• Архивные проекты
• Издания и публикации
• Рассекречивание
• Запросы и услуги
• Методические пособия
• Информатизация
• Дискуссии
• ВНИИДАД
• Архивное образование
• Ссылки
• Победа 1941–1945

Пользователи могут выбирать любой раздел, ознакомиться с его содержанием и извлечь необходимую информацию для дальнейших этапов архивного поиска.

Обзор ключевых разделов

Раздел «Федеральные архивы» – перечень сайтов архивов федерального уровня вместе с их электронными адресами. Примеры включают Российский государственный архив древних актов с адресом на сайте www.rusarchives.ru/federal/rgada/service и Государственный архив Российской Федерации, доступный по ссылке www.rusarchives.ru/federal/garf/index.shtml. Контент сайтов унифицирован и содержит такие разделы, как контактная информация, история архива, характеристика фондов и услуги. Дополнительно, некоторые архивы обновляют раздел «Новости», отражающий текущие события в жизни архива.

Контактная информация на первой странице каждого сайта предоставляет детали о местонахождении архивохранилищ, а также контакты ответственных сотрудников, от директора до заведующего читальным залом. Также указывается график работы читального зала и сроки подборки и выдачи документов, что позволяет потенциальным пользователям планировать свое время и оформить необходимые документы для работы в архиве.

Раздел «Архивные справочники» на портале www.rusarchives.ru/quidex.shtml играет важную роль в архивной эвристике. Здесь представлен перечень архивных учреждений, включая федеральные и региональные архивы, архивохранилища музеев и библиотек, которые предлагают доступ к справочникам в электронном виде. Столбцами выделяются типы справочников для упрощения поиска, включая межархивные путеводители, краткие справочники, реестры описей, архивные описи, каталоги и указатели, обзоры, перечни, справочно-информационные публикации в Интернете и электронные архивы.

Каталоги и указатели представляют собой важную часть информационных ресурсов всех федеральных архивов. Например, в РГАНИ доступны именные и предметно-тематические каталоги, число записей в которых достигает сотен тысяч, и они доступны для изучения в читальном зале. РГИА предоставляет подробные данные о своем именном указателе, включая количество карточек и содержание записей, расположенных по алфавиту.

Электронные архивы и базы данных

Электронные указатели фондов становятся важным инструментом для исследователей. Например, Российский государственный исторический архив активно работает над созданием электронного указателя своих фондов. К 2008 году было введено в систему информацию о 1699 фондах. Замедление процесса обусловлено недавним переездом архива в новое здание. Пример записи в указателе: фонд №10, Временный департамент коммерческой коллегии Департамента внешней торговли Министерства финансов, содержит 167 единиц хранения, начальный год документов — 1804.

Российский государственный военный архив разработал и опубликовал в Интернете электронный указатель фондов иностранного происхождения и документов Главного управления по делам военнопленных и интернированных НКВД-МВД СССР. Документы этих фондов, включая 1038 фондов учреждений и коллекций, были собраны в разных странах Европы во времена Второй мировой войны и в 1946 году переданы Москве. Ссылка на указатель: www.quides.rusarchives.ru/brouse/Yuidebookcard.html?id=123.

Секция «Электронные архивы» предлагает пользователям доступ к таким ресурсам, как Архив Коминтерна, Архив академика А. П. Ершова и документы с заседаний коллегиальных органов Нижегородской партийной организации за период 1917–1929 годов. Эти базы данных не только сохраняют историческую информацию, но и обеспечивают удобство ее изучения в цифровом формате.

Специализированные проекты (например, «Обобщенный электронный банк „Мемориал“»), содержат сведения о советских воинах, погибших или пропавших без вести в годы Великой Отечественной войны и после нее. Проект осуществляется Министерством обороны РФ с 2006 года и регулярно обновляется. Режим доступа: www.obdmemorial.ru.